Angaben, Statistik und CSV

Klickweg:AnlassOK-BereichZugang & AntwortenAngaben der Helfenden

Unten unter Zugang & Antworten steht eine Tabelle mit allen, die sich eingetragen haben:

• Person: Cevi-Name, Vor- und Nachname, Heimabteilung, «über Link» wenn jemand über einen Zugangs-Link kam
• Kontakt: Handynummer (antippen zum Anrufen), E-Mail, Geburtsdatum
• Schichten: wie viele
• eine Spalte pro eigene Frage, mit dem Hinweis, wann die Antworten gelöscht werden. Bei Fragen «bei jeder Eintragung» steht die Antwort pro Schicht.

Diese Tabelle sieht nur das OK und die Abteilungsleitung. Über das Suchfeld findest du einzelne Personen, Kontakte oder Antworten sofort. Bei Ja/Nein- und Auswahl-Fragen stehen über der Tabelle automatisch Auswertungs-Karten mit den Summen pro Antwort (ein Tipp auf eine Antwort filtert die Tabelle darauf).

Helferstunden & Einsatz-Statistik

Für die Abrechnung nach dem Fest (z. B. Verpflegungs-Gutscheine, Helfer-Bons oder den Abteilungs-Jahresbericht) bietet der Schichtplan eine automatische Stunden-Auswertung.

Öffne den Dialog über Helferstunden (zu finden unter Helfende oder unter Export & Drucken):

• Kennzahlen auf einen Blick:
  • Gesamtstunden: alle geleisteten Stunden aller Helfenden, aufgeteilt nach Anlass- und Auf-/Abbaustunden.
  • Aktive Helfende: Anzahl Personen mit Einsätzen sowie der Durchschnitt an Stunden pro Person.
  • Einsätze: Anzahl besetzter Schichten insgesamt.
• Filter & Optionen:
  • Auf- und Abbau einbeziehen: wahlweise nur die Kern-Festzeiten werten oder Vorbereitungszeiten mitzählen.
  • Nur bestätigte Anwesenheiten werten: wenn ihr die Anwesenheitsliste nutzt, werden nur Personen gewertet, die wirklich vor Ort waren.
• Suche: Filtere blitzschnell nach Personen, Stufen oder Abteilungen.
• CSV exportieren: Lädt eine saubere Excel-kompatible Datei mit Spalten für Name, Stufe, Schichten, geleistete Minuten und Gesamtstunden herunter.

Helfer-Bons verteilen

Anhand der exportierten Stunden könnt ihr im OK ganz einfach Verpflegungs-Bons oder Essensgutscheine verteilen (z. B. «1 Bon pro 2 geleistete Einsatzstunden»).

Als CSV herunterladen

Tippe auf CSV. Die Datei heisst zum Beispiel chilbi-2026-helfer.csv und öffnet sich direkt in Excel, Numbers oder Google Tabellen. Umlaute stimmen, Spalten sind mit Semikolon getrennt.

Spalten: Name, Vorname, Nachname, E-Mail, Handy, Geburtsdatum, Abteilung, Schichten und alle eigenen Fragen (die Adresse steht dort, wenn ihr danach fragt).

Persönliche Daten

Die CSV enthält Kontaktangaben. Leg sie nicht in einen öffentlichen Ordner und lösch sie nach dem Anlass. Für die Planung reicht meistens der OK-Bereich. Weitere Listen findest du unter Export & Drucken.

Wer ist wo?

Für die Frage «Wer ist am Samstag an der Bar?» ist Schichten besser. Dort stehen die Namen direkt bei jeder Arbeit. Für «Was macht Falk alles?» nimm Helfende oder unter Export & Drucken die Einteilung pro Person.

Aktivitäts-Protokoll

Unter Protokoll im OK-Bereich siehst du den lückenlosen Verlauf aller Eintragungen und Austragungen:

• Wer: Name der Person, Schicht und Arbeit
• Wann: genauer Zeitstempel (Datum und Uhrzeit)
• Aktion: Eintragung (grün) oder Austragung (rot)
• Verantwortlich: selbstständig durch die helfende Person oder durch welches OK-Mitglied

Über die Filter-Buttons und das Suchfeld kannst du die Einträge nach Eintragungen, Austragungen oder Namen filtern.